Vorige week belde een directeur me op om een opleiding te annuleren omwille van corona. Hij gaf aan dat de organisatie op heel korte termijn maatregelen had moeten nemen zonder hiervoor een handleiding te hebben. Al snel was duidelijk dat de bijdrage van alle directieleden hierin nodig en nuttig was en dat het consulteren van medewerkers een grote meerwaarde was om tot creatieve oplossingen te komen. Na een halve dag was het noodplan klaar. De directeur gaf aan dat het spannend was, maar dat hij tegelijkertijd energie kreeg van de nauwe samenwerking tussen alle teamleden. ‘We gingen samen voor hetzelfde doel en ieder had zijn inbreng. Andere talenten werden ineens zichtbaar en ingezet. We hebben zelfs heel wat gelachen die dag, de sfeer zat er in maar er was ook de zorg voor elkaar’.
In deze coronatijd verliezen we allemaal controle. We weten niet wat de toekomst gaat brengen, wat de gevolgen zullen zijn van beslissingen en welke onvoorziene omstandigheden er zich nog zullen aandienen. Medewerkers worden ziek of moeten noodgedwongen in quarantaine. Bedrijven, organisaties of afdelingen moeten (verplicht) sluiten of zich anders organiseren of harder werken in moeilijke omstandigheden.
Teamwerk is en blijft cruciaal om het hoofd boven water te houden en dit vraagt energie en creativiteit. Hier vind je alvast 5 tips waar teams mee aan de slag kunnen gaan.
- Blijf trouw aan je opdracht en waarden
Het is nodig om je niet te laten verlammen door de coronagekte. Zet geen snelle acties op, maar maak de juiste keuzes die passen binnen je opdracht en strategie. Stilstaan bij en focussen op gezamenlijke doelen en resultaten geeft veiligheid en vertrouwen aan medewerkers en klanten. Het is makkelijker om beslissingen te nemen door een duidelijke visie te hebben waar het team voor gaat en staat. Overleg regelmatig met (hoger) leidinggevenden of met de directie om zaken te bespreken en af te toetsen. Door de juiste keuzes te maken, kan een nieuwe toekomst gecreëerd worden zodat je team in de huidige omstandigheden de eindmeet haalt en nadien verder kan groeien en ontwikkelen. Je kan zeker gebruik maken van opportuniteiten die zich nu aandienen, maar ga niet op alles in. Wat kan je vandaag al ondernemen en wat is nuttig en zinvol voor de toekomst?
- Herverdeel verantwoordelijkheden en taken
Nog meer dan anders is het belangrijk om mensen verantwoordelijkheden en taken te geven vanuit hun competenties en talenten om zo optimaal mogelijk te werken. Door de uitzonderlijke situatie is het nodig om nieuwe talenten en competenties op zeer korte termijn te ontwikkelen, in te zetten en te erkennen. Kijk wie hierin het voortouw kan nemen om creatieve oplossingen mee te bedenken en vorm te geven.
Mogelijks kunnen mensen ook talenten laten zien die daarvoor verborgen waren. Benoem deze talenten en zet ze maximaal in en complimenteer medewerkers hiervoor.
Hou er rekening mee dat in de huidige situatie de taken en verantwoordelijkheden het best verspreid zijn over meerdere personen zodat medewerkers elkaar hierin kunnen ondersteunen en kunnen inspringen indien nodig. Ondersteun teamleden om vertrouwd te geraken met de technologie, de tools en de middelen die nodig zijn voor een vlotte overgang naar thuiswerk.
- Focus op belangrijke en dringende zaken
Veerkrachtige medewerkers zijn nodig om door deze moeilijke periode te gaan. Mensen verliezen nu extra energie omdat ze zich zorgen maken en onzeker zijn over de toekomst. Vandaar dat de focus moet liggen op de essentie van het werk. Taken die niet dringend of niet belangrijk zijn, moeten wijken of worden uitgesteld. Zo kunnen medewerkers de nodige energie behouden en blijft het creatief vermogen overeind.
Het is belangrijk om duidelijk te communiceren over de verwachtingen en de wijzigingen in de werkafspraken en om informatie te delen. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden, zijn werk goed blijven doen en participeren op wat er komt.
Het is nuttig om efficiënte systemen te hebben om mekaar op de hoogte te houden van afspraken. Doe regelmatig een update van de stand van zaken. Dit geeft een duidelijk kader en een houvast in onzekere tijden.
- Geef vertrouwen en hou contact
Om samen te werken hoef je niet noodzakelijk samen te zitten. Verbonden blijven met het team en de organisatie om gemeenschappelijke belangen na te streven en samen te zorgen voor het welzijn van medewerkers is wenselijk.
Vertrouw medewerkers dat ze doen wat van hen verwacht wordt als ze thuiswerken.
Zeker als het gaat om permanent thuiswerk is het nuttig om contact te houden via telefoon, Skype of andere communicatiemiddelen. Kies, indien mogelijk, het middel dat bij mensen past. Je vermijdt dat iedereen op een eiland zit en zo kan je zorgen voor ondersteuning van collega’s als ze ergens tegen aanlopen of mee zitten. (Virtuele) overlegmomenten kunnen helpen om het werk op elkaar af te stemmen en om de wederzijdse banden te versterken. Zeker als werk een uitlaapklep is voor een moeilijke thuissituatie zijn collega’s waar je het anders niet van verwacht, kwetsbaar. Laat medewerkers zo mogelijk werken aan een leuk perspectief bv. een personeelsfeest of een teamdag. Zo blijven mensen op een positieve manier in verbinding met elkaar en de organisatie.
- Denk vooruit
In deze periode beweegt er veel en tegelijkertijd staat er ook veel stil. Huidige werkwijzen en routines worden aangepast of teams zoeken naar alternatieven. Niet dringende afspraken of opleidingen worden geannuleerd en noodzakelijke beslissingen om het hoofd boven water te houden zijn snel genomen. Sommige teams proberen nieuwe dingen uit, werken samen met andere teams of organisaties om de best mogelijke kwaliteit te garanderen. Nieuwe creatieve ideeën komen naar boven zonder die nu al uit te werken. Corona daagt ons uit om binnen enkele weken of maanden stil te staan en te kijken welke elementen in de werking zullen behouden blijven en welke er anders kunnen om het werk efficiënter en effectiever te maken. Durf hier bewust naar te kijken om zo een transformatie te maken met het team.
Onszelf als team versterken en heruitvinden is de uitdaging waar corona ons toe beweegt. Het zijn uitzonderlijke tijden waar we beroep moeten doen op de veerkracht en het aanpassingsvermogen van mensen. Als we dit samen als team kunnen en mogen dragen, rekening houdend met ieders zijn competenties en talenten en met goede werkafspraken zal dit nieuwe perspectieven bieden voor een mooie toekomst.
Veel succes met deze uitdagingen.
Zorg goed voor elkaar!