Hoe sterker de band is tussen mensen, hoe moeilijker het vaak is om slecht nieuws te brengen. Je vreest dat door de boodschap te geven de goede relatie onder vuur komt te staan.
- Irriteer je al lang aan iemand zijn gedrag en zeg je niks om te voorkomen dat je de wind van voren krijgt?
- Denk je dat je de ander kwetst als je de waarheid vertelt?
- Zwijg je liever voor de lieve vrede?
Dan is de kans groot dat je het lastig vindt om slecht nieuws te brengen. Mits een aantal tips lukt het zeker wel en bouw je aan duurzame relaties.
Goed bedoeld, verkeerd effect
Het is mogelijk dat de ander zich niet bewust is van zijn negatief gedrag. Integendeel. De andere persoon heeft juist goede bedoelingen en toch komt dit verkeerd over. Zo deed ik als docent altijd een babbeltje met de administratieve medewerkers als ik opdrachten aan hen doorgaf via het postbakje dat op hun bureel stond. Toen ze aangaven dat dit vervelend was omdat ze in hun werk werden gestoord, was dit even schrikken. Het hielp me wel in mijn communicatie.
Bijsturingsgesprek
Een slecht nieuwsgesprek voeren betekent dat je een boodschap brengt met een negatieve betekenis voor de ontvanger. Denk maar aan een bijsturingsgesprek, een contract dat niet verlengd wordt, een overplaatsing of een collega die ontslagen is. Het is een kunst om op een goede manier slecht nieuws te brengen.
Slecht nieuws goed brengen
Deze vijf stappen helpen om slecht nieuws goed te brengen.
1: Bezint eer je begint
Start met het verzamelen van feitelijke informatie om zicht te krijgen op de situatie en bepaal welke boodschap je wil brengen. Hierbij is het belangrijk om duidelijke taal te spreken, van twijfel is er geen sprake. Niemand is gebaat bij een sprankeltje hoop als dat er niet meer is. Zoek naar een rustige omgeving waar je ongestoord samenzit. Nodig de persoon pas kort voor het gesprek uit zodat er geen dagen of weken overheen gaan.
2: Val met de deur in huis
Laat je gesprekspartner rusig plaats nemen. Dan begin je met het inleiden van het gesprek. Start als volgt: ‘Ik vind het moeilijk om het je te zeggen, maar ik vind het belangrijk om te zeggen dat …’ Nu is het tijd om het nieuws te brengen zoals het is en draai er niet om heen. Blijf kalm en vriendelijk en hou het bij de feiten en verbloem de zaken niet door subtiele hints of insinuaties te geven. Hoe moeilijker de boodschap is, hoe sneller je tot de essentie komt bv. ‘we hebben slechts nieuws, we moeten de de samenwerking stoppen.’
3: Geef argumenten
Blijf rustig en blijf bij je standpunt. Geef een toelichting als zaken onduidelijk zijn, maar ga niet in discussie over je argumenten. Herhaal eventueel je boodschap, maar houd dit kort en bondig. Dit vergroot het besef dat de boodschap niet onderhandelbaar is. Breng geen nieuwe elementen aan die voor afleiding zorgen. Zorg ervoor dat je gezichtsuitdrukking, stem en lichaamstaal hetzelfde zeggen als je woorden bv. ‘Het bedrijf heeft besloten je contract niet te verlengen omdat je de doelstellingen niet hebt gehaald. Een belangrijk element is dat je opdrachten niet tijdig afwerkt voor klanten. Vandaar dat we de beslissing hebben genomen om je contract niet te verlengen. Je gaat moeten uitkijken naar een andere job.’
4: Laat tijd voor emoties
Tijdens een slecht nieuwsgesprek komen heel wat emoties naar boven: ongeloof en ontkenning, verdriet en boosheid, opluchting dat er een stap gezet wordt. Ieder reageert op zijn manier. Geef de ander de gelegenheid het nieuws te verwerken. Het allerbelangrijkste is om hier ruimte voor te geven. Laat merken dat je gevoelens respecteert en je meevoelt, zonder terug te krabbelen. Wees duidelijk over het feit dat de beslissing vaststaat er dat er geen weg terug is. Verlies je niet in medelijden zoals ‘ik heb het er lastig mee’ of ‘ik had het graag anders gewild’.
5: Bied een helpende hand
Wanneer de emoties wat verminderd zijn, ga je samen op zoek naar nieuwe perspectieven. Je biedt hulp en advies waar het mogelijk is. Je maakt afspraken over het vervolg. Hoe ga je collega’s inlichten? Welke verdere begeleiding is er? Referenties …
Succes ermee!